Procedura wewnętrzna
PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA W URZĘDZIE GMINY W LESZNIE
§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Procedura zgłaszania naruszeń prawa w Urzędzie Gminy w Lesznie, zwanym dalej Urzędem Gminy, jest wewnętrzną Procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodnie z wymogami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2. Podstawowym celem niniejszej Procedury jest utworzenie systemu informowania o naruszeniach w Urzędzie Gminy w Lesznie poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty, wprowadzanie działań naprawczych i zapobieganie naruszeniom.
3. Procedura określa zasady przeciwdziałania nieprawidłowościom, a w szczególności:
1) zakres naruszenia prawa objętego Procedurą,
2) zakres osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia,
3) zasady zgłaszania informacji o naruszeniu prawa przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
4) odpowiedzialność w procesie zarządzania naruszeniami prawa,
5) proces rozpatrywania zgłoszeń związanych z naruszeniami prawa oraz zarządzania tymi zgłoszeniami,
6) zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń o naruszeniu prawa przez Sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.
§ 2. DEFINICJE
Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
1) Osobie przyjmującej zgłoszenie – osoba obsługująca system zgłaszania naruszenia prawa, która przyjmuje zgłoszenia – formularz zgłoszenia naruszenia prawa.
2) Naruszenie prawa – rozumie się przez to taki stan faktyczny będący następstwem działania lub zaniechania świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne; jest to również każde działanie czy zaniechanie, niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
3) Osobie odpowiedzialnej za zgłoszenie – rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za rozpatrzenie zgłoszenia o naruszenia prawa.
4) Postępowaniu wyjaśniającym – rozumie się przez to postępowanie, które prowadzone jest w związku ze złożonym zgłoszeniem.
5) Procedurze – rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłaszania naruszenia prawa oraz ochrony sygnalistów.
6) Sygnaliście – rozumie się przez to osobę dokonująca zgłoszenia o naruszenia prawa, której przyznano status Sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
7) Anonimie – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości.
8) Wstępnej analizie zgłoszenia – rozumie się przez to weryfikację treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania zgłaszającemu statusu Sygnalisty, w ramach której osoba odpowiedzialna za zgłoszenie ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu o naruszenia prawa.
9) Zgłaszającym - rozumie się przez to osobę dokonującą zgłoszenia o naruszenia prawa przy wykorzystaniu kanału zgłoszeniowego określonego w niniejszej Procedurze.
10) Zgłoszeniu o naruszeniu prawa – rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji na temat naruszenia prawa, do którego doszło lub może dojść w Urzędzie Gminy.
11) Pracowniku – rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy z Urzędem Gminy w Lesznie.
12) Współpracowniku – rozumie się przez to osobę świadczącą usługi na rzecz Urzędu Gminy w Lesznie na podstawie umowy cywilnoprawnej.
§ 3. ZAKRES
1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa wskazane w art. 3 ustawy, w szczególności:
1) korupcji
2) zamówień publicznych;
3) bezpieczeństwa transportu;
4) ochrony środowiska;
5) zdrowia publicznego;
6) ochrony prywatności i danych osobowych;
7) konstytucyjnych praw wolności i praw człowieka;
8) bezpieczeństwa i higieny pracy oraz jej organizacji.
2. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania Zgłoszenia:
1) pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Urzędu Gminy,
2) osoby działające w imieniu i na rzecz Urzędu Gminy,
3) wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Urzędem Gminy w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia naruszenia prawa, wolontariusze, praktykanci, stażyści, kandydaci ubiegający się o zatrudnienie, jeśli informacje dotyczące naruszenia prawa pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia, podwykonawcy albo inni przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeśli informację dotyczące naruszenia prawa pozyskali w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Urzędem Gminy, osoby świadczące pracę na podstawie innej niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług.
3. Zgłoszenie naruszenia prawa może dotyczyć w szczególności następujących podmiotów:
1) podmiotów powiązanych z Urzędem Gminy,
2) osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Urzędu Gminy,
3) pracowników i współpracowników Urzędu Gminy, w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,
4) podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną jeżeli czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Urzędem Gminy,
5) pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z Urzędem Gminy.
4. Przez naruszenie prawa należy w szczególności rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, mogące świadczyć o:
1) Podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których mowa powyżej;
2) niedopełnieniu obowiązków służbowych lub nadużyciu uprawnień przez podmioty, o których mowa powyżej;
3) niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach
w działaniach podmiotów, o których mowa powyżej;
4) naruszeniu prawa w zakresie organizacji działalności Urzędu Gminy w Lesznie, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody;
5) naruszeniach prawa dotyczących m.in.: zamówień publicznych, usług finansowych, ochrony środowiska, spraw konsumenckich, ochrony prywatności i danych osobowych;
6) naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Urzędzie Gminy Leszno i określonych w Regulaminie pracy Urzędu gminy Leszno.
5. Procedura nie ma zastosowania do działań o charakterze mobbingu, do których stosuje się odrębne przepisy wewnętrzne.
§ 4. OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI
1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń naruszenia w Urzędzie Gminy w Lesznie oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń jest Sekretarz Gminy, upoważniony do działania przez Wójta Gminy Leszno, zwany dalej koordynatorem ds. obsługi zgłoszeń.
2. W przypadku gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy Sekretarza Gminy lub gdy ten wyłączy się z postępowania, zgłoszenie naruszenia rozpatrywane będzie przez Wójta Gminy Leszno. Wójt Gminy Leszno po otrzymaniu zgłoszenia niezwłocznie wyznacza osobę odpowiedzialną za przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszenia.
3. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń jest uprawniony do powoływania Komisji Wyjaśniających przedmiot zgłoszenia. Osoby, co do których z treści zgłoszenia naruszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie nie mogą analizować takiego zgłoszenia.
§ 5. SYGNALISTA
1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić naruszenie prawa, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe i że informacje takie są objęte zakresem stosowania niniejszej procedury.
2. Status Sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia, daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze bądź nie zostały spełnione przesłanki formalne uznania danej osoby za sygnalistę. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
3. Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za zgłoszenie.
4. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty i mogą zostać wszczęte wobec niego/niej procedury związane z odpowiedzialnością cywilną bądź karną.
5. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszej procedurze, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
§ 6. ZGŁASZANIE NARUSZENIA PRAWA
1. Zgłoszenie o naruszeniu prawa może zostać dokonane poprzez dostępne kanały zgłoszeń wewnętrznych.
2. Zgłoszenie o naruszeniu prawa powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, dane kontaktowe (adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej), stanowisko, miejsce pracy,
2) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
3) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
4) wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa,
5) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
6) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia prawa.
3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia naruszenia prawa jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
4. Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie potwierdza osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania.
5. Sygnalista może na bieżąco uzupełnić informacje dotyczące przekazanego naruszenia o dodatkowe dowody lub inne ważne zagadnienia mające wpływ na ocenę zgłoszenia.
6. Przekroczenie terminu wskazanego w ust. 5 powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia
(np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 30 dni.
7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez zgłaszającego, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od zgłaszającego w złej wierze.
§ 7. ZGŁOSZENIA ANONIMOWE
Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.
§ 8. FAŁSZYWE ZGŁOSZENIA
1. Zgłoszenie o naruszeniu prawa może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń o naruszeniu prawa.
3. W przypadku ustalenia, w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu o naruszeniu prawa świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
4. Zgłaszający naruszenie prawa w złej wierze może zostać również pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej za naruszenie dóbr osobistych osoby, która wskutek działania w złej wierze poniosła szkodę.
5. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Urzędu Gminy usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia o naruszeniu prawa skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
6. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia o naruszeniu prawa może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Urzędu Gminy w związku z fałszywym zgłoszeniem.
§ 9. POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE
1. Po wpłynięciu do Urzędu Gminy zgłoszenia naruszenia prawa w formie listowej Punkt Obsługi Interesanta przekazuje zgłoszenie w zamkniętej kopercie osobie odpowiedzialnej za zgłoszenie.
2. Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od wpływu dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia. Przepis § 6 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
3. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania osoba odpowiedzialna za zgłoszenie wszczyna postępowanie wyjaśniające.
4. Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie informuje Wójta o konieczności wszczęcia postępowania wyjaśniającego. Następnie powołuje Komisję wyjaśniającą w terminie najpóźniej 7 dni od dnia powzięcia informacji.
5. W skład Komisji nie może wchodzić osoba bezpośrednio dotknięta zgłoszeniem.
6. Jeżeli w toku prac okaże się, że osoba będąca członkiem Komisji była zaangażowana w naruszenia prawa podlega ona obligatoryjnemu wyłączeniu z prac Komisji, a w jej miejsce może zostać powołana nowa osoba.
7. Komisja ma prawo do wglądu w dokumenty niezbędne do oceny zgłoszenia, a także do zbierania wyjaśnień od świadków.
8. Działania Komisji mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia i wprowadzenia działań następczych.
9. Osoby wyznaczone do pracy w Komisji zobowiązane są do zachowania poufności, bezstronności i obiektywizmu przy weryfikacji zgłoszeń. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz
z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracownika i osób, których dotyczy zgłoszenie. Osoby wyznaczone do pracy w Komisji składają oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
10. Osoba której dotyczy zgłoszenie ma prawo do bycia wysłuchanym i prawo do dostępu do akt.
11. Zapewnia się ochronę tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego.
12. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport. Raport obejmuje także rekomendacje Komisji w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualnych konsekwencji, jakie powinny zostać wyciągnięte przez Wójta w stosunku do sprawcy/sprawców naruszenia prawa albo zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego zgłoszenia.
13. Do środków jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa należą między innymi kary porządkowe i dyscyplinarne określone w Kodeksie Pracy.
14. Rozpatrzenie zgłoszenia o naruszenia prawa następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
15. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia o naruszenia prawa może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 90 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
16. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:
a) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania,
b) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.
17. Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie ma obowiązek poinformować sygnalistę o sposobie rozwiązania sprawy, to jest przekazać informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz na temat powodów tych działań następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.
§ 10 OCHRONA SYGNALISTY
1. Urząd Gminy wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie o naruszenia prawa zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszone naruszenie prawa nie miało miejsca.
2. Sygnaliści przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, w tym przed mobbingiem.
3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z Sygnalistą, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansie, przeniesienie na niższe stanowisko pracy lub zawieszenie w wykonywaniu obowiązków lub nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze wyłącznie w związku z dokonanym przez Sygnalistę zgłoszeniem o naruszenie prawa.
4. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania.
5. Ochrona nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/współsprawcą/ pomocnikiem zgłaszanego naruszenia prawa.
§ 11. KANAŁY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. Sygnalista może przekazać posiadane informacje dotyczące naruszeń prawa wykorzystując następujące udostępnione kanały przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych:
a) za pomocą dedykowanego formularza zgłoszeń znajdującego się na stronie www.bip.gminaleszno.pl,
b) w formie listowej na adres urzędu: Urząd Gminy w Lesznie, Aleja Wojska Polskiego 21, 05-084 Leszno z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie nieprawidłowości - nie otwierać”,
c) za pomocą poczty elektronicznej na adres: naruszenia@gminaleszno.pl,
d) osobiście u Sekretarza Gminy. Sekretarz dokumentuje zgłoszenie w formie protokołu.
2. Zgłoszenie może mieć charakter:
a) jawny, gdy Sygnalista zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
b) poufny, gdy Sygnalista nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu;
c) anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.
3. Dostęp do informacji przekazanej przez Sygnalistę mają tylko osoby upoważnione pisemnie do przetwarzania danych zawartych w zgłoszeniu.
4. Jeżeli osoba nieupoważniona odebrała zgłoszenie zobowiązana jest do przekazania informacji o naruszeniu osobie wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń oraz powinna złożyć oświadczenie o zachowaniu poufności. Wzór oświadczenia stanowi załącznik 2 do niniejszej Procedury.
5. Jeżeli Sygnalista wyrazi chęć bezpośredniego spotkania, należy sfinalizować takie spotkanie w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.
§ 12. REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest przez osoby wyznaczone do obsługi zgłoszeń.
2. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
3. Każde zgłoszenie podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń, także zgłoszenie anonimowe.
4. Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik 3 do niniejszej Procedury.
5. Rejestr zgłoszeń jest prowadzony i przechowywany z zachowaniem zasad poufności, a dokumentacja zgłoszenia oraz postępowania wyjaśniającego przechowywana jest z zachowaniem ochrony danych.
6. Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze.
§ 13. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w Procedurze, w szczególności gdy:
a) sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,
b) sygnalista obawia się działań odwetowych,
c) w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, lub możliwość istnienia zmowy pomiędzy Podmiotem a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Podmiotu w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
§ 14. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Dane osobowe sygnalisty, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
2. Dane osobowe zawarte w przekazanym zgłoszeniu, przechowywane są przez okres prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do usunięcia konsekwencji ustalonych nieprawidłowości i pociągnięcia do odpowiedzialności osób zaangażowanych w zidentyfikowane działania, gdyby wymagały tego przepisy prawa powszechnie obowiązującego, nie krócej jednak niż 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.
3. Ochrona poufności obejmuje tożsamość zgłaszającego oraz osób wymienionych w zgłoszeniu, jak również osób trzecich pomagających w zgłoszeniu
4. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
5. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, podlegają ujawnieniu za jego wyraźną zgodą.
6. Przepisu ust. 5 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
7. Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe przetwarzane są w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
§ 15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Procedura konsultowana jest z Przedstawicielem Pracowników.
2. Z procedurą zapoznają się wszyscy pracownicy, w tym nowo zatrudnieni przed dopuszczeniem ich do pracy. Wzór oświadczenia pracownika stanowi załącznik 4 do niniejszej Procedury.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby przekazuje się informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
5. Procedura przeciwdziałania nieprawidłowościom podlega przeglądowi nie rzadziej niż raz na 3 lata.
6. W uzasadnionych sytuacjach, na podstawie odrębnych przepisów, okres przetwarzania informacji zawartych w zgłoszeniu może zostać wydłużony do momentu przedawnienia roszczeń.
7. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy:
a) Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
b) Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
c) Ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych,
d) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego,
e) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny,
f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 65/46/WE (RODO).